Privacy

Privacyverklaring

Versie 1.1, september 2026

1. Wie is verantwoordelijk

Eventness is gevestigd aan de Kerkstraat 204, 1017 GV Amsterdam en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 71765352. Eventness is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens die in deze verklaring wordt beschreven.

Contact over privacy: info@eventness.nl

2. Voor wie deze verklaring geldt

Deze verklaring geldt voor:

organisatoren die een briefing invullen of toegang hebben tot Mijn event;
leveranciers (partners) die zich aanmelden of een profiel hebben;
contactpersonen bij organisatoren en partners;
bezoekers van de website van Eventness;
klanten van Event Concierge.

Eventness richt zich uitsluitend op zakelijke gebruikers. Wij verwerken daarom vooral zakelijke contactgegevens, maar ook die zijn persoonsgegevens en vallen onder de AVG.

3. Welke gegevens wij verwerken

Organisatoren

naam, functie, e-mailadres, telefoonnummer;
bedrijfsnaam, adres, KvK-nummer, btw-nummer (indien opgegeven);
inhoud van de briefing: type event, datum, locatie, aantal gasten, budgetindicatie, openstaande onderdelen en wensen;
gegevens over toegang tot Mijn event: beveiligde links en sessies, met tijdstip en technische kenmerken van het apparaat;
keuzes in de matchingflow: bij welke voorgestelde partij is gekozen voor contact en welke is afgewezen, met tijdstip;
correspondentie met Eventness en met partners via het platform.

Partners

naam, functie, e-mailadres, telefoonnummer van contactpersonen;
bedrijfsgegevens, KvK-nummer, btw-nummer, factuuradres;
profielinformatie: diensten, werkgebied, referenties, portfolio, prijsindicaties;
bevestigingen van interesse en beschikbaarheid, afwijzingen en tot stand gekomen introducties, met tijdstip;
factuur- en betaalgegevens, zodra Eventness een vergoeding in rekening brengt.

Websitebezoekers

technische gegevens zoals IP-adres, browsertype, bezochte pagina's en tijdstip;
cookievoorkeuren, voor zover van toepassing (zie artikel 9).

Concierge-klanten

alle bovenstaande organisatorgegevens plus gegevens uit de opdracht: offertes, verslagen van afstemming, facturatie.

4. Waarvoor en op welke grondslag

Aanmaken en beheren van briefings en van de toegang tot Mijn eventUitvoering van de overeenkomst

Matches maken tussen briefing en partnersUitvoering van de overeenkomst

Delen van organisatorgegevens met een partner na de keuze van de organisator voor contactUitvoering van de overeenkomst; de organisator kiest hier per partij bewust voor

Delen van partnergegevens met een organisatorUitvoering van de overeenkomst met de partner

Facturatie van introducties en ConciergeUitvoering van de overeenkomst; wettelijke plicht (fiscale bewaarplicht)

Kwaliteitsbewaking, klachten, misbruikpreventieGerechtvaardigd belang

Servicemails over de status van een briefing of introductieUitvoering van de overeenkomst

Nieuwsbrieven en commerciële e-mailToestemming, of gerechtvaardigd belang bij bestaande klanten voor vergelijkbare diensten, met afmeldmogelijkheid

Analyse van websitegebruik, voor zover wij dat doenToestemming (niet-noodzakelijke cookies) of gerechtvaardigd belang (privacyvriendelijke statistieken)

Naleving van wettelijke verplichtingenWettelijke plicht

Wij nemen geen besluiten met rechtsgevolgen op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerking. Matches zijn voorstellen; de organisator beslist zelf of hij in contact wil worden gebracht en de partner beslist zelf of hij interesse en beschikbaarheid bevestigt.

5. Met wie wij gegevens delen

Partners: vóór de keuze van de organisator ontvangt een partner alleen een geanonimiseerde samenvatting van het openstaande onderdeel (type event, datum of periode, regio, aantal gasten, gezochte dienstverlening, wensen en eventueel een budgetband), zonder bedrijfsnaam of contactgegevens. Pas nadat de organisator per partij heeft gekozen voor contact, ontvangt die partner de relevante briefinggegevens en de contactgegevens van de organisator. Alleen die partner, alleen die gegevens. Zie de consentflow op het platform.
Organisatoren: zien per openstaand onderdeel maximaal één voorgestelde partner tegelijk en ontvangen na hun keuze voor contact de contactgegevens van die partner.
Verwerkers: leveranciers van hosting en database, e-mailverzending en, voor zover wij die inzetten, administratie-, klantbeheer- en analysetools. Met hen sluiten wij verwerkersovereenkomsten.
Adviseurs en instanties: accountant, juridisch adviseur, en autoriteiten als de wet dat vereist.

Partners en organisatoren zijn na een introductie zelfstandig verwerkingsverantwoordelijk voor wat zij daarna met elkaars gegevens doen. Partners mogen ontvangen gegevens uitsluitend gebruiken voor de betreffende introductie; dat is contractueel vastgelegd in de Partnervoorwaarden.

Wij verkopen geen persoonsgegevens.

6. Doorgifte buiten de EER

Wij kiezen waar mogelijk verwerkers binnen de EER. Waar een verwerker gegevens buiten de EER verwerkt, gebeurt dat op basis van een adequaatheidsbesluit (zoals het EU-US Data Privacy Framework) of standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

7. Bewaartermijnen

Briefing en matchinghistorie: 24 maanden na de laatste activiteit, daarna verwijderd of geanonimiseerd.
Toegangsgegevens voor Mijn event (beveiligde links, sessies en eventuele accountgegevens): tot 12 maanden na beëindiging van de toegang.
Partnerprofielen: tot 12 maanden na beëindiging van de samenwerking.
Logs van keuzes in de consentflow: 24 maanden, of zolang nodig om een geschil af te handelen.
Facturen en fiscale administratie: 7 jaar (wettelijke bewaarplicht).
Correspondentie: 24 maanden.
Websitestatistieken, voor zover wij die bijhouden: maximaal 14 maanden.

8. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen: versleutelde verbindingen, toegangsbeheer, tweefactorauthenticatie voor beheer, back-ups en geheimhouding voor iedereen die namens Eventness werkt. Een datalek melden wij waar vereist aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan betrokkenen.

9. Cookies

De website gebruikt alleen cookies en vergelijkbare technieken die noodzakelijk zijn voor de werking en beveiliging van het platform, zoals een beveiligde sessie na het indienen van een briefing of het openen van een beveiligde link. Daarvoor is geen toestemming vereist. Op dit moment gebruiken wij geen cookies of vergelijkbare technieken voor statistiek of marketing. Gaan wij die later wel gebruiken, dan vragen wij daarvoor waar vereist vooraf toestemming, kun je die keuze op eventness.nl aanpassen en werken wij deze verklaring bij.

10. Je rechten

Je hebt recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar. Toestemming kun je altijd intrekken; dat raakt eerdere verwerkingen niet. Verzoeken kun je sturen naar info@eventness.nl. Wij reageren binnen een maand. Wij kunnen om identificatie vragen.

Klachten kun je indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

11. Wijzigingen

Wij kunnen deze verklaring aanpassen. De actuele versie staat op eventness.nl. Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij organisatoren en partners met een lopende briefing, introductie of partnerprofiel per e-mail.

Terug naar de homepage Vraag over privacy? Neem contact op