Voorwaarden

Artikel 1. Toepasselijkheid

1.1 Deze bepalingen gelden voor iedere opdracht voor Event Concierge en vormen een aanvulling op de Organisatorvoorwaarden. Bij strijd gaan deze bepalingen voor.

1.2 Een Concierge-opdracht komt tot stand door schriftelijke aanvaarding van een offerte van Eventness (e-mail volstaat).

Artikel 2. Wat Event Concierge is

2.1 Met Event Concierge ondersteunt Eventness de Organisator bij de selectie van leveranciers en de afstemming tussen de Organisator en die leveranciers. Eventness treedt daarbij op als adviseur en coördinator namens de Organisator.

2.2 Binnen de opdracht kan Eventness, afhankelijk van de offerte:

a. de Briefing aanscherpen en Openstaande Onderdelen prioriteren;

b. een shortlist van leveranciers samenstellen, ook buiten het eigen Partnernetwerk;

c. offertes opvragen, vergelijken en samenvatten;

d. kennismakingen inplannen en begeleiden;

e. afstemming tussen leveranciers onderling coördineren (planning, techniek, logistiek);

f. een leveranciersoverzicht en draaiboek voor de inkoopkant opleveren.

2.3 Niet inbegrepen, tenzij uitdrukkelijk in de offerte opgenomen: eventproductie op locatie, creatief concept, gastenmanagement, communicatie en projectleiding van het event zelf.

Artikel 3. Wat Event Concierge niet is

3.1 Eventness sluit geen overeenkomsten met leveranciers namens de Organisator. Alle leverancierscontracten worden rechtstreeks gesloten tussen de Organisator en de leverancier. De Organisator tekent zelf, betaalt zelf en is zelf aansprakelijk tegenover de leverancier.

3.2 Eventness geeft geen garantie op beschikbaarheid, prijs of prestatie van leveranciers en garandeert geen boeking.

3.3 Eventness verstrekt geen juridisch advies over leverancierscontracten. Eventness kan wel aandachtspunten benoemen; de beoordeling van contracten blijft bij de Organisator.

3.4 Eventness beheert geen budgetten en incasseert of betaalt geen leveranciersfacturen.

Artikel 4. Tarief en betaling

4.1 Event Concierge wordt aangeboden vanaf € 1.995 exclusief btw. Het definitieve tarief hangt af van de omvang van het event, het aantal Openstaande Onderdelen en de gewenste ondersteuning en staat in de offerte.

4.2 Tenzij anders overeengekomen wordt 50% gefactureerd bij opdrachtbevestiging en 50% bij oplevering van de shortlist of, als dat eerder is, 4 weken na start. Betaaltermijn is 14 dagen.

4.3 Reiskosten buiten de regio Amsterdam en kosten van derden die in overleg met de Organisator worden gemaakt, worden doorbelast tegen kostprijs.

4.4 Werkzaamheden buiten de offerte (meerwerk) worden vooraf aangekondigd en tegen het in de offerte vermelde uurtarief gefactureerd.

4.5 Bij te late betaling gelden de wettelijke handelsrente en buitengerechtelijke incassokosten. Eventness mag werkzaamheden opschorten bij betalingsachterstand.

Artikel 5. Onafhankelijkheid en transparantie

5.1 Leveranciers die via het Platform aan de Organisator worden voorgesteld, kunnen aan Eventness een vergoeding per Introductie betalen (zie Partnervoorwaarden). Eventness maakt in het leveranciersoverzicht kenbaar welke voorgestelde leveranciers Partner van het Platform zijn.

5.2 Eventness ontvangt geen commissie, kickback of andere vergoeding van leveranciers over de opdrachtsom. Mocht een leverancier een dergelijke vergoeding aanbieden, dan meldt Eventness dit aan de Organisator en weigert deze.

5.3 Eventness selecteert op inhoudelijke geschiktheid voor het event en neemt ook niet-Partners in een shortlist op als dat in het belang van de Organisator is.

Artikel 6. Verplichtingen van de Organisator

De Organisator:

a. levert tijdig de informatie aan die Eventness nodig heeft, waaronder budget, datum, locatie-eisen en interne besluitvormers;

b. neemt beslissingen binnen de in de planning afgesproken termijnen;

c. wijst één contactpersoon met beslissingsbevoegdheid aan;

d. informeert Eventness direct over wijzigingen in datum, budget of scope;

e. sluit leverancierscontracten zelf en informeert Eventness zodra een leverancier is vastgelegd.

Artikel 7. Planning en oplevering

7.1 Termijnen in de offerte zijn indicatief, tenzij uitdrukkelijk als fatale termijn aangeduid. Vertraging door de Organisator of door leveranciers schuift de planning op.

7.2 Een opdracht is opgeleverd zodra de in de offerte genoemde deliverables zijn verstrekt. De Organisator meldt eventuele tekortkomingen binnen 10 werkdagen na oplevering; daarna geldt de opdracht als aanvaard.

Artikel 8. Annulering en beëindiging

8.1 Annuleert de Organisator de opdracht vóór start, dan is 25% van het offertebedrag verschuldigd. Na start is het volledige bedrag verschuldigd voor reeds uitgevoerde werkzaamheden, met een minimum van 50% van het offertebedrag.

8.2 Wordt het event geannuleerd of uitgesteld, dan blijft het tarief voor reeds verrichte werkzaamheden verschuldigd. Bij uitstel kan Eventness de resterende werkzaamheden op een later moment uitvoeren; wordt het uitstel langer dan 6 maanden, dan geldt dit als annulering.

8.3 Beide partijen kunnen de opdracht schriftelijk beëindigen als de andere partij ook na ingebrekestelling tekortschiet.

Artikel 9. Aansprakelijkheid

9.1 Event Concierge is een inspanningsverbintenis. Eventness is niet aansprakelijk voor de prestaties, tekortkomingen, annulering of insolventie van leveranciers, ook niet als Eventness die leveranciers heeft voorgesteld.

9.2 De aansprakelijkheid van Eventness is beperkt tot directe schade en tot het bedrag van de betreffende opdracht, met een maximum van € 10.000.

9.3 Eventness is niet aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder gevolgschade van het niet doorgaan of mislukken van het event.

9.4 De beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van Eventness.

Artikel 10. Vertrouwelijkheid en gegevens

10.1 Eventness houdt informatie over het event, budgetten en interne besluitvorming van de Organisator vertrouwelijk.

10.2 Eventness deelt met leveranciers uitsluitend de informatie die nodig is om een passend aanbod te doen, en stemt met de Organisator af welke informatie dat is. Budgetten worden alleen gedeeld als de Organisator daarvoor toestemming geeft.

10.3 Eventness mag de opdracht na afloop als referentie noemen (naam Organisator en type event), tenzij de Organisator daar bezwaar tegen maakt.

Artikel 11. Overig

Voor alles wat hier niet is geregeld gelden de Organisatorvoorwaarden, waaronder de bepalingen over intellectueel eigendom, persoonsgegevens, wijzigingen, toepasselijk recht en geschillen.